ASIAKASREKISTERI TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä.
Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.


1. Rekisterinpitäjä

Metaplan Oy
Ravurinkatu 7
20380 TURKU
y-tunnus: 0141269-9

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Jari Luoto
puh. 044-500 1724
jari.luoto@metaplan.fi

2. Rekisteröidyt

Metaplan Oy:n asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella.
Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin.
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan käyttää asiakassuhteen - sekä muuhun asialliseen yhteyteen
perustuvaan suhteen - hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin ja kehittämiseen. Osana asiakkuuden
hoitamista ja hallinnointia rekisteröidylle voidaan lähettää asiakasviestejä joko sähköisesti tai paperisena.
Asiakassuhteen aikana kertyneitä tuote- ja palvelutietoja voidaan käyttää suunnitteluun ja tarjonnan
kohdistamiseen.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisterissä saatetaan käsitellä seuraavia tietoja:
- nimi, yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi
- osoite
- sähköposti
- puhelinnumero
- henkilötunnus (mikäli laskutusasiakas)
- passin numero
- asiakkuuden alkamisajankohta (mikäli laskutusasiakas)
- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- asiakkaan sähköpostit ja verkkokeskustelut
- tuotteiden palautukseen liittyvät tiedot
- reklamaation sisältö ja niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet
- tiedot ostetuista tuotteista / palveluista, laskuista, toimituksista, palautuksista ja perintää koskevat
tiedot (lukuun ottamatta pankkitili- ja luottokorttitietoja, elleivät ne ole tarpeen maksun palauttamiseksi)

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen alkaessa ja sen aikana.
Asiakassuhde syntyy, kun asiakas tilaa tuotteita laskulle tai haluaa käteiskuitin nimellä.

6. Tietojen luovutus

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Metaplan Oy:n ulkopuolelle.
Saatamme luovuttaa asiakastietoja toimittajien markkinointitarkoitukseen,
ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä ja luovuttamista.
Ko. yritykset ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Metaplan Oy saattaa luovuttaa henkilötietoja maksukyvyttömyyden, konkurssin tai
selvityslilan yhteydessä, jossa henkilötiedot siirretään kolmannelle osapuolelle osana menettelyä.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:
- Svea Perintä Oy

7. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakas voi tulla henkilökohtaisesti pyytämään tietojaan, jolloin hänet voidaan tunnistaa dokumenteista.
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli hän kokee,
että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen.
Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn,
miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä
tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §)
määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa
ennen määräajan umpeutumista.
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim.
asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa,
kunnes asia saadaan ratkaistua.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tai kantelu tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme
henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kun asiakkuus on voimassa ja lainsäädäntö niin vaatii.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista henkilötietoja sisältävää aineistoa säilytetään lukitussa tilassa ja siihen on pääsy vain
asiaan kuuluvilla henkilöillä.
Asiakastietoja sisältävät sähköiset järjestelmät on suojattu ajantasaisilla virustorjunta- ja palomuuri-ohjelmistoilla sekä salasanoilla.
Asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutetut vain erikseen sovitut työntekijät.
Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana.
Kaikki henkilötietoja käsittelevät ovat vaitiolovelvollisia.
Asiakasrekisteri on tallennettu käyttämämme taloushallinnon ohjelmatarjoajan konesaliin.

10. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisteriä käsittelevät Metaplan Oy:n työntekijät.
Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle,
jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuoja-lainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.